Norint pasirašyti elektroniniu parašu, reikia galutinio dokumento, tinkamos pasirašymo priemonės ir ją palaikančios paslaugos. Pasirenkate gavėjui tinkantį failo formatą, įkeliate dokumentą, perskaitote jo turinį, patvirtinate pasirašymą ir išsisaugote pasirašytą rinkmeną. Darbas baigtas tik patikrinus, kad faile yra reikalingi galiojantys parašai — vien prisijungti prie portalo neužtenka.
Šis gidas paaiškina bendrą veiksmų eigą. Konkrečios institucijos, sutarties ar dokumento formai gali būti taikomi papildomi reikalavimai, todėl prieš pasirašymą juos suderinkite su gavėju.
Prieš įkeldami dokumentą atsakykite į keturis klausimus
- Kokio parašo prašo gavėjas? Jei nurodytas kvalifikuotas elektroninis parašas, nepasirinkite vien įklijuoto parašo paveikslėlio ar kito neatitinkančio būdo.
- Kokį formatą priima? PDF, ADOC ar ASiC pasirinkite prieš pradėdami, o ne tada, kai dokumentas jau pasirašytas.
- Kas turi pasirašyti? Vienas jūsų parašas neatstoja kitos sutarties šalies parašo, jei jo taip pat reikia.
- Kuris failas galutinis? Sutikrinkite puslapius, priedus, sumas, datas ir asmenų duomenis. Nepradėkite nuo juodraščio.
Praktinis pavyzdys: įstaiga prašo ADOC dokumento su priedais, o jūs turite tik nepasirašytą PDF. Tokiu atveju pirmiausia reikia tinkamai sudaryti reikalaujamą konteinerį; vien pervadinti failo plėtinį iš „.pdf“ į „.adoc“ negalima.
Pasirašymo priemonė ir pasirašymo svetainė skiriasi
Priemonė patvirtina jūsų tapatybę ir leidžia sukurti parašą, o pasirašymo paslauga tvarko dokumentą bei pateikia patvirtinimo užklausą. Todėl telefono programėlės įdiegimas savaime nereiškia, kad bet kuris faile nupieštas parašas tapo kvalifikuotas.
„Smart-ID“ oficiali instrukcija nurodo, kad kvalifikuotam pasirašymui reikia atitinkamos „Smart-ID“ paskyros; „Smart-ID Basic“ tam netinka. Paskyros lygį patikrinkite programėlės naudotojo informacijoje. Jei naudojate kitą priemonę, jos tinkamumą ir palaikymą pasitikrinkite pasirinktoje paslaugoje. Pasirinkimas priklauso ir nuo gavėjo reikalavimų.
PDF, ADOC ar ASiC: ką pasirinkti?
„Dokobit“ formatų aprašymas atskiria PDF ir konteinerinius formatus. Konteineris gali apjungti turinio failus bei parašus. Lentelė padeda pasiruošti pokalbiui su gavėju; ji nėra universali taisyklė, kad kiekviena institucija privalo priimti jūsų pasirinktą formatą.
| Formatas | Kada svarstyti | Ką suderinti |
|---|---|---|
| Kai gavėjas priima pasirašytą PDF ir svarbus įprastas puslapių vaizdas | Ar parašas įrašomas į failą, kokio lygmens prašoma | |
| ADOC | Kai Lietuvoje teikiant dokumentus jo aiškiai prašoma | Pagrindinį dokumentą, priedus ir privalomus metaduomenis |
| ASiC | Kai reikia pasirašyto konteinerio ir jį palaiko abi šalys | Reikiamą konteinerio tipą ir gavėjo tikrinimo priemonę |
Parašo grafinė žyma PDF puslapyje gali padėti orientuotis, tačiau jos buvimas savaime neįrodo kriptografinio parašo galiojimo. Ir atvirkščiai: matomo parašo piešinėlio nebuvimas nėra pakankama priežastis nuspręsti, kad faile nėra elektroninio parašo.
Pasirašykite dokumentą: bendra veiksmų seka
Paslaugų mygtukų pavadinimai skiriasi. Oficialiame „Dokobit“ vadove aprašyti dokumento įkėlimo, formato pasirinkimo, dalyvių pridėjimo ir pasirašymo žingsniai. Tai vienas paslaugos pavyzdys, o ne vienintelis galimas būdas.
- Atverkite pasirinktą pasirašymo paslaugą ir prisijunkite jos palaikoma priemone.
- Įkelkite galutinį failą, pasirinkite reikiamą išvesties formatą ir, jei reikia, pridėkite priedus.
- Nurodykite dalyvius ir jų veiksmus: peržiūra, vidinis patvirtinimas bei parašas nėra tas pats.
- Dar kartą peržiūrėkite įkeltą dokumentą ir pasirinkite pasirašymą.
- Patvirtinkite operaciją savo priemonėje pagal jos instrukciją. Sulaukite paslaugos pranešimo apie rezultatą.
- Patikrinkite, ar pasirašė visi reikalingi dalyviai, ir atsisiųskite galutinę pasirašytą rinkmeną.
Naudojant „Smart-ID“ prieš PIN2 įvedimą reikia palyginti paslaugoje ir programėlėje rodomus kontrolinius kodus. Jei kodai nesutampa arba patys nepradėjote operacijos, jos netvirtinkite. PIN kodas nėra duomuo, kurį reikia perduoti dokumento gavėjui.
Kaip patikrinti, ką iš tikrųjų pasirašėte?
Atverkite atsisiųstą originalią pasirašytą rinkmeną tinkamoje tikrinimo priemonėje. Įvertinkite dokumento turinį, pasirašiusių asmenų informaciją ir parašų tikrinimo rezultatą. Įspėjimo nenuslėpkite išsaugodami vien ekrano kopiją. Jei trūksta sertifikato ar kitų tikrinimo duomenų, klaidos prasmę aiškinkitės su paslaugos teikėju.
VSSA mokymuose ADOC tikrinimas apima dokumento turinio, metaduomenų, parašų ir tikrinimo rezultatų peržiūrą. Tai naudinga seka ir tada, kai pirmą kartą gaunate svetimą pasirašytą dokumentą: neužtenka pamatyti pažįstamą pavardę pirmame puslapyje.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba pateikia ADOC sudarymo ir tikrinimo priemones. Tarnyba perspėja pasirašytą rinkmeną išsisaugoti savo įrenginyje, nes ši priemonė failų nesaugo. Todėl neuždarykite darbo vien gavę sėkmės pranešimą.
Dažniausios kliūtys ir jų sprendimai
Paslaugos lange nematote savo priemonės. Patikrinkite jos palaikomų priemonių sąrašą. Kitos svetainės prisijungimo sėkmė negarantuoja, kad šioje paslaugoje galėsite pasirašyti.
Pasirašymo užklausa neateina. Patikrinkite, ar pasirinkta teisinga priemonė, ryšį ir paslaugos būseną. Nepradėkite kelių lygiagrečių patvirtinimų, kurių paskui negalėsite atskirti. Jei operacija nutrūko, pirmiausia pasižiūrėkite dokumento būseną.
Gavėjas sako, kad failas nepasirašytas. Patikrinkite, ar išsiuntėte galutinį pasirašytą originalą, o ne pradinį PDF, iš konteinerio ištrauktą turinį ar spausdintą kopiją. Sutarkite dėl tinkamo formato ir pakartokite tikrinimą.
Po pasirašymo radote klaidą. Neredaguokite pasirašyto originalo tikėdamiesi išlaikyti tuos pačius parašus. Suderinkite pataisytą versiją ir reikalingą pakartotinį pasirašymą.
Ką išsaugoti ir perduoti gavėjui?
Išsaugokite galutinį pasirašytą failą, jo priedus ar visą konteinerį, o kai reikia — tikrinimo ataskaitą. Pasirinkite aiškų failo pavadinimą ir turėkite atsarginę kopiją. Dokumentus su asmens duomenimis kelkite tik į sąmoningai pasirinktą patikimą paslaugą ir perduokite sutartu kanalu.
Šaltiniai patikrinti 2026-10-27. Lentelė ir pasiruošimo klausimai parengti redakcijos. Šiame puslapyje dokumentai neįkeliami ir parašai nekuriami; iliustracija neatvaizduoja tikros paslaugos sąsajos.
